Vos premiers pas sur thera-agenda

Bienvenue sur thera-agenda. Cet article vous guide à travers les étapes essentielles pour prendre en main votre espace praticien et commencer à recevoir des patients sans attendre.

thera-agenda est conçu comme un outil tout-en-un : agenda en ligne, téléconsultation vidéo et facturation simplifiée. L'objectif est simple - réduire le temps passé sur l'administratif pour vous concentrer sur vos séances.

Étape 1 : Configurer votre profil

Créer votre compte

L'inscription se fait depuis thera-agenda.fr/register. L'essai gratuit dure 30 jours, sans engagement et sans carte bancaire requise.

Compléter vos informations

Une fois connecté, prenez le temps de renseigner votre profil. Ces informations alimentent directement votre page de réservation publique, visible par vos futurs patients :

votre spécialité (psychologue, sophrologue, naturopathe, etc.)
une photo professionnelle
une courte biographie présentant votre approche
vos coordonnées et votre localisation

Un profil complet rassure les patients qui vous découvrent pour la première fois et améliore votre visibilité dans l'annuaire thera-agenda.

Étape 2 : Importer vos données existantes

Si vous venez d'une autre solution comme Doctolib, vous n'avez pas à repartir de zéro. thera-agenda permet d'importer vos données patients et vos rendez-vous existants pour assurer une transition sans interruption de votre activité.

Cette fonctionnalité est disponible sur demande. Contactez le support depuis votre espace praticien si vous souhaitez être accompagné dans cette migration.

Étape 3 : Paramétrer votre agenda

Créer vos types de séances

Avant d'accepter des réservations, définissez vos types de consultation. thera-agenda vous permet de configurer des durées et des tarifs différents selon le type de séance : première consultation de 90 minutes, séance de suivi de 50 minutes, accompagnement de groupe de 2 heures, etc.

Le bon tarif est appliqué automatiquement lors de la création du rendez-vous, sans intervention manuelle.

Gérer votre planning

Le calendrier fonctionne en drag et drop. Vous pouvez déplacer vos créneaux directement, bloquer des périodes d'indisponibilité (vacances, absences ponctuelles) et visualiser en un coup d'œil vos créneaux libres et vos rendez-vous confirmés grâce aux codes couleur.

Vous pouvez également configurer un délai minimum avant réservation - par exemple, interdire toute prise de rendez-vous moins de 24 heures à l'avance - ainsi qu'un délai d'annulation.

Rappels automatiques

À chaque réservation, votre patient reçoit immédiatement un email de confirmation. Des rappels automatiques sont ensuite envoyés avant le rendez-vous pour limiter les absences et les annulations de dernière minute. Vous n'avez rien à paramétrer manuellement.

Étape 4 : La téléconsultation

Un lien, un clic

Lorsque vous créez un rendez-vous en mode vidéo, thera-agenda génère automatiquement un lien de téléconsultation unique. Ce lien est envoyé par email à votre patient avant la séance.

De son côté, votre patient n'a rien à installer : un clic sur le lien suffit pour rejoindre la consultation depuis son navigateur (Chrome, Safari, Firefox, Edge) sur ordinateur, smartphone ou tablette.

Sécurité et conformité

Les séances vidéo se déroulent dans un environnement chiffré de bout en bout. Les données de santé sont hébergées en France chez un opérateur certifié HDS (Hébergeur de Données de Santé), et la plateforme est conforme au RGPD. Aucune session n'est enregistrée.

Pour les thérapeutes non médicaux (psychologues, sophrologues, coachs...), ce cadre couvre l'ensemble des obligations réglementaires applicables à la téléconsultation.

Étape 5 : La facturation

Génération automatique

À chaque rendez-vous confirmé, thera-agenda crée automatiquement la facture correspondante au tarif que vous avez défini. La facture est disponible immédiatement au format PDF.

Vous choisissez ensuite d'envoyer ou non cette facture à votre patient.

Numérotation et conformité légale

Les factures respectent les mentions obligatoires pour les professionnels libéraux en France : numérotation séquentielle automatique, date, coordonnées du praticien, description de la prestation et montant. Elles sont exportables en PDF à tout moment, ce qui simplifie votre comptabilité.

Si votre tarif a évolué ou si vous devez facturer une séance passée, vous pouvez créer ou modifier manuellement une facture sans affecter les autres.

Étape 6 : Connecter Stripe pour encaisser en ligne

Pourquoi connecter Stripe

Sans Stripe, vous pouvez générer des factures et suivre vos revenus. Avec Stripe, vous encaissez directement en ligne : vos patients règlent par carte bancaire via un portail de paiement sécurisé, et les fonds sont virés sur votre compte bancaire.

C'est particulièrement utile pour les téléconsultations, où la gestion des espèces ou des chèques n'est pas possible.

Comment activer Stripe Connect

Depuis vos paramètres thera-agenda, rendez-vous dans la section paiements. Vous pouvez connecter un compte Stripe existant ou en créer un directement depuis l'interface. L'opération prend quelques minutes.

Une fois connecté, vos patients peuvent régler leur séance en ligne et vous n'avez plus à gérer les relances manuelles.

Étape 7 : Comprendre votre tableau de bord

Une fois votre compte opérationnel, le tableau de bord devient votre point de départ quotidien. Il centralise les informations essentielles d'un seul coup d'œil : vos prochains rendez-vous, les créneaux libres de la semaine, vos revenus du mois et le nombre de patients actifs.

Suivre vos revenus en temps réel

La section statistiques vous donne une vue mensuelle et annuelle de votre activité : revenus encaissés, nombre de séances réalisées, taux d'occupation de votre agenda. Ces données sont utiles à double titre - pour piloter votre activité au quotidien, et pour préparer vos déclarations fiscales ou vos échanges avec votre comptable.

Identifier vos patients les plus actifs

Le CRM patients vous permet de retrouver rapidement un patient, de consulter son historique de séances et de voir ses factures passées. Si un patient n'est pas venu depuis plusieurs mois, vous pouvez l'identifier facilement et, si pertinent, lui envoyer un message de suivi.

Étape 8 : Personnaliser votre page de réservation publique

Votre page de réservation est la vitrine que vos patients verront lorsqu'ils cliquent sur votre lien. Plusieurs éléments sont personnalisables pour donner une image professionnelle et rassurante :

Votre photo et votre biographie. Une photo professionnelle et un texte de présentation clair augmentent significativement le taux de conversion des visites en rendez-vous. Les patients qui découvrent un nouveau thérapeute ont besoin de se faire une première impression avant de réserver.

Vos types de séances et leurs descriptions. Ne listez pas uniquement la durée et le tarif - expliquez brièvement ce que comprend chaque type de consultation. Un patient qui comprend la différence entre une "première consultation" et une "séance de suivi" est plus à l'aise pour choisir et réserver.

Vos disponibilités affichées. Configurez votre agenda pour n'afficher que les créneaux pertinents. Si vous ne travaillez pas le vendredi ou si vous réservez le matin aux nouvelles consultations, paramétrez-le précisément. Un agenda avec des créneaux incohérents ou inexacts nuit à l'expérience de vos patients.

Questions fréquentes sur la prise en main de thera-agenda

Faut-il une carte bancaire pour démarrer l'essai gratuit ? Non. L'essai de 7 jours est accessible sans carte bancaire. Vous renseignez vos coordonnées de paiement uniquement si vous choisissez de continuer après la période d'essai.

Puis-je utiliser thera-agenda si j'ai déjà un site web avec un formulaire de contact ? Oui. thera-agenda fonctionne indépendamment de votre site web existant. Vous pouvez intégrer votre lien de réservation thera-agenda dans votre site comme simple lien ou bouton, sans aucune modification technique complexe.

Mes patients doivent-ils créer un compte pour prendre rendez-vous ? Non. Vos patients réservent sans créer de compte thera-agenda. Ils renseignent leurs coordonnées au moment de la réservation, et reçoivent la confirmation et les rappels directement par email.

Puis-je gérer plusieurs praticiens depuis un seul compte ? thera-agenda est principalement conçu pour les praticiens indépendants. Si vous exercez en cabinet de groupe, contactez le support pour discuter des options disponibles.

Les factures générées sont-elles conformes aux exigences fiscales françaises ? Oui. Les factures incluent toutes les mentions légales obligatoires : numérotation séquentielle, date d'émission, date de la prestation, coordonnées du praticien, description de la prestation, montant HT/TTC et mention TVA applicable.

Que se passe-t-il à la fin de l'essai gratuit si je ne souhaite pas continuer ? Votre compte est simplement désactivé. Vos données restent accessibles pendant une période limitée pour que vous puissiez les exporter si nécessaire. Aucun prélèvement n'est effectué sans votre accord explicite.

Ce que thera-agenda fait pour vous, au quotidien

Pour résumer concrètement ce que vous gagnez une fois la configuration terminée :

Vos patients réservent en autonomie, 24h/24, sans vous appeler
Vous recevez une notification à chaque nouvelle réservation
Les rappels partent automatiquement avant chaque séance
La facture est générée dès que le rendez-vous est confirmé
Si votre patient paie en ligne, le paiement est réconcilié automatiquement
Votre tableau de bord vous montre vos revenus du mois sans ouvrir un tableur

C'est ce que signifie un outil tout-en-un : chaque action dans thera-agenda déclenche automatiquement les suivantes. Vous n'avez pas à jongler entre plusieurs outils ni à ressaisir les mêmes informations plusieurs fois.

Prêt à commencer ?

Votre compte est configuré, votre agenda est ouvert. La prochaine étape concrète : créez votre premier rendez-vous de test pour vérifier que tout fonctionne de bout en bout - confirmation par email, rappel automatique, génération de la facture.

Si vous n'avez pas encore connecté Stripe, c'est le bon moment pour le faire depuis vos paramètres. Consultez nos tarifs et découvrez toutes nos fonctionnalités.

Pour toute question, le support thera-agenda est accessible depuis votre espace praticien.

Créer mon compte - 7 jours gratuit

Conseils pour bien démarrer : les erreurs courantes à éviter

Ne pas compléter votre profil immédiatement. C'est souvent la première chose que les nouveaux utilisateurs remettent à plus tard - et c'est une erreur. Votre page de réservation publique est vide et peu engageante tant que votre profil n'est pas renseigné. Si vous partagez votre lien avant d'avoir complété votre biographie et ajouté une photo, vous perdez des réservations potentielles dès le départ.

Créer un seul type de séance pour tout. Si vous proposez des premières consultations plus longues, des séances de suivi, et éventuellement des ateliers collectifs, créez un type de séance distinct pour chacun. Cela permet d'appliquer le bon tarif automatiquement et de donner une information claire à vos patients au moment de réserver.

Attendre d'avoir tout configuré avant de partager son lien. L'essai de 7 jours commence à votre inscription. Ne passez pas les deux premières semaines à peaufiner chaque détail avant de partager votre lien. Configurez l'essentiel - profil, types de séances, agenda - et commencez à recevoir des réservations réelles. Vous ajusterez au fur et à mesure.

Ne pas tester le parcours patient. Avant de diffuser votre lien à vos patients, faites le test vous-même : réservez un créneau depuis votre propre lien de réservation, vérifiez que l'email de confirmation arrive bien, que la facture est générée correctement, et que le lien de téléconsultation fonctionne. Ce test bout en bout prend 10 minutes et vous évite des surprises au mauvais moment.

thera-agenda, pour quel type de praticien ?

thera-agenda est conçu pour les thérapeutes et praticiens du bien-être qui exercent en libéral, seuls ou en petit cabinet. Il convient particulièrement si vous êtes dans l'une de ces situations :

Vous démarrez votre activité et cherchez un outil complet sans avoir à assembler plusieurs applications séparées.
Vous utilisez actuellement un agenda papier ou un outil généraliste (Google Agenda, Calendly) et vous souhaitez passer à une solution qui inclut aussi la facturation.
Vous venez de Doctolib ou d'une autre plateforme et cherchez une alternative mieux adaptée aux thérapeutes non-médecins.
Vous proposez des téléconsultations et avez besoin d'une solution conforme HDS et RGPD.

Si vous gérez un cabinet avec plusieurs praticiens salariés ou si vous avez des besoins très spécifiques en gestion comptable avancée, contactez le support avant de vous lancer pour vérifier que thera-agenda correspond à votre situation.

Un outil qui évolue avec votre pratique

thera-agenda est en développement actif. Les retours des praticiens en beta influencent directement les prochaines fonctionnalités. Si vous avez un besoin spécifique - un type de rappel particulier, une intégration avec un outil tiers, une option de facturation non encore disponible - le support est à l'écoute. C'est l'avantage de rejoindre une plateforme en phase de lancement : votre retour a un impact réel sur la direction du produit.